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高级执行秘书职位描述 / 角色 / 工作职责样品

职位描述 / 角色 / 工作职责样品

  • 准备和管理信函的报告和文件
  • 组织和协调会议,会议安排行程
  • 以类型和分发会议纪要
  • 实现和维护办公系统-operate办公设备
  • 维护时间表和日历-manage办公用品
  • 安排及确认预约-maintain数据库-manage办公用品
  • 建立和维护归档系统-set了工作程序
  • 沟通口头和书面答复质询,并提供信息
  • 联络与内部和外部联系人
  • 坐标的信息流在内部和外部
  • 口头和书面沟通能力 - 客户服务导向
  • 注重细节-interpersonal技能-initiative - 可靠性
  • 保密-planning和组织 - 时间管理-stress宽容
  • 录制草稿校对和修改对应备忘录议程分钟决议和政策
  • 准备会议安排作出事先安排会议议程注册会议纪要的打字归档和分发
  • 负责维护电子申报系统和或硬拷贝文档所需的记录文件和报告
  • 维护对相关数据库客户端和联系人列表
  • 接收和转播指令的指令和任务,并从高层管理人员
  • 其他秘书行政工作需要
  • 协调的高层管理员工报告时间表
  • 确定当务之急的问题和相应的处理
  • 有关取消或新的会议,警报管理器
  • 作出经理行程安排
  • 有需要时,准备统计报表
  • 迎接和接受访问者,并确定他们的请求
  • 协调办公室管理活动
  • 协调和调度办公室的工作流程,以确保最后期限和承诺得到满足和操作的连续性没有导演的过程中保持
  • 协调整合相关信息,并评估可用于解决地址和一个权宜之计和适当的方式应对问题的最有效的手段和选项
  • 对各种被导演要求的事项有关的资料和行动跟进,以确保最后期限得到满足
  • 与各种工作人员的工作响应获取信息,从导演的要求
  • 必须证明在书面和口头英语和阿拉伯语与流畅性较强的口头和书面沟通技巧
  • 能够有效地利用Microsoft Office应用程序互联网以及先进水平
  • 知识要求出色的组织能力与高水平的对细节的关注和跟进

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