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高級執行秘書職位描述 / 角色 / 工作職責樣品

職位描述 / 角色 / 工作職責樣品

  • 準備和管理信函的報告和文件
  • 組織和協調會議,會議安排行程
  • 以類型和分發會議紀要
  • 實現和維護辦公系統-operate辦公設備
  • 維護時間表和日曆-manage辦公用品
  • 安排及確認預約-maintain數據庫-manage辦公用品
  • 建立和維護歸檔系統-set了工作程序
  • 溝通口頭和書面答复質詢,並提供信息
  • 聯絡與內部和外部聯繫人
  • 坐標的信息流在內部和外部
  • 口頭和書面溝通能力 - 客戶服務導向
  • 注重細節-interpersonal技能-initiative - 可靠性
  • 保密-planning和組織 - 時間管理-stress寬容
  • 錄製草稿校對和修改對應備忘錄議程分鐘決議和政策
  • 準備會議安排作出事先安排會議議程註冊會議紀要的打字歸檔和分發
  • 負責維護電子申報系統和或硬拷貝文檔所需的記錄文件和報告
  • 維護對相關數據庫客戶端和聯繫人列表
  • 接收和轉播指令的指令和任務,並從高層管理人員
  • 其他秘書行政工作需要
  • 協調的高層管理員工報告時間表
  • 確定當務之急的問題和相應的處理
  • 有關取消或新的會議,警報管理器
  • 作出經理行程安排
  • 有需要時,準備統計報表
  • 迎接和接受訪問者,並確定他們的請求
  • 協調辦公室管理活動
  • 協調和調度辦公室的工作流程,以確保最後期限和承諾得到滿足和操作的連續性沒有導演的過程中保持
  • 協調整合相關信息,並評估可用於解決地址和一個權宜之計和適當的方式應對問題的最有效的手段和選項
  • 對各種被導演要求的事項有關的資料和行動跟進,以確保最後期限得到滿足
  • 與各種工作人員的工作響應獲取信息,從導演的要求
  • 必須證明在書面和口頭英語和阿拉伯語與流暢性較強的口頭和書面溝通技巧
  • 能夠有效地利用Microsoft Office應用程序互聯網以及先進水平
  • 知識要求出色的組織能力與高水平的對細節的關注和跟進

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