Hjem / Administrator|Back office|Kundeservice / Senior Executive Secretary Job Description / Roller / Plikter og ansvar Sample

Senior Executive Secretary Job Description / Roller / Plikter og ansvar Sample

Stillingsbeskrivelse / Roller / Plikter og ansvar Sample

  • Utarbeide og administrere korrespondanse rapporter og dokumenter
  • Organisere og koordinere møter konferanser reise ordninger
  • Ta type og distribuere møtereferater
  • Implementere og vedlikeholde kontorsystemer -operate kontorutstyr
  • Opprettholde tidsplaner og kalendere -manage kontorrekvisita
  • Ordne og bekrefte avtaler VEDLIKEHOLDE databaser -manage kontorrekvisita
  • Sett opp og vedlikeholde arkivsystemer -Sett opp arbeidsrutiner
  • Kommunisere muntlig og skriftlig for å svare på henvendelser og gi informasjon
  • Liaison med interne og eksterne kontakter
  • Koordinere flyten av informasjon både internt og eksternt
  • Muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner -Kunden-tjenesteorientering
  • Fokus på detaljer -interpersonal ferdigheter -initiative -reliability
  • Konfidensialitet -planning og organisering -time forvaltning påkjenningen toleranse
  • Transkriberer utkast proofreads og reviderer korrespondanse notater agendaer minutter vedtak og politikk
  • Forbered møteplaner gjør tidligere ordninger møte agendaer registrering skrive arkivering og distribusjon av møtereferater
  • Ansvarlig for å opprettholde elektronisk arkivsystem og eller hardt dokumentasjon for nødvendige poster filer og rapporter
  • Opprettholde kunde og kontaktlister på relevante databaser
  • Motta og videresende direktiver instruksjoner og oppdrag til og fra toppledelsen
  • Andre sekretær administrative oppgaver etter behov
  • Koordinere rapporter tidsplaner av toppledelsen ansatte
  • Bestem saker av topp prioritet og håndtere tilsvar
  • Alert manager om avbestillinger eller nye møter
  • Gjør reisearrangementer for sjef
  • Forbered statistiske rapporter ved behov
  • Hils og motta besøkende og identifisere sine forespørsler
  • Koordinater kontor forvaltning
  • Koordinerer og tidsplaner arbeidsflyten på kontoret for å sikre at tidsfrister og forpliktelser er oppfylt og at kontinuitet i driften opprettholdes under fraværet av regissøren
  • Koordinerende konsolidere relevant informasjon og evaluerer de mest effektive midler og tilgjengelige alternativer for å løse adresse og svare på spørsmål på en hensiktsmessig og forsvarlig måte
  • Følger opp en rekke saker informasjon og handling forespurt av direktøren for å sikre at fristene er oppfylt
  • Fungerer med en rekke ansatte til å innhente informasjon som svar på forespørsler fra direktøren
  • Må vise sterke muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner med flyt i skriftlig og muntlig engelsk og arabisk
  • Evne til å effektivt utnytte internett samt avanserte ferdigheter i Microsoft Office-programmer
  • Kunnskapskrav Gode organisatoriske ferdigheter med høy oppmerksomhet på detaljer og oppfølging

om Superadmin

Legg igjen et svar

e-postadressen din vil ikke offentliggjøres. Obligatoriske felt er merket *