Huis / Administrator|Back office|Customer Service / Senior Executive Secretary Job Description / Rollen / Rechten en verantwoordelijkheden Sample

Senior Executive Secretary Job Description / Rollen / Rechten en verantwoordelijkheden Sample

Functieomschrijving / Rollen / Rechten en verantwoordelijkheden Sample

  • Voor te bereiden en te beheren correspondentie rapporten en documenten
  • Organiseren en coördineren van vergaderingen conferenties reisregelingen
  • Neem type en de notulen van vergaderingen te verspreiden
  • Implementeren en onderhouden office systemen -zij moeten werken kantoorapparatuur
  • Handhaving van schema's en kalenders -beheer kantoorbenodigdheden
  • Schik en bevestig afspraken -onderhouden databases -beheer kantoorbenodigdheden
  • Het opzetten en onderhouden van archiefsystemen -goed ingericht werkprocedures
  • Communiceer in woord en geschrift om vragen te beantwoorden en informatie te verstrekken
  • Liaison met interne en externe contacten
  • Coördineren van de stroom van informatie, zowel intern als extern
  • Mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden -Customer-servicegerichtheid
  • Aandacht voor detail -interpersonal vaardigheden -initiative -Betrouwbaarheid
  • Vertrouwelijkheid -planning en het organiseren van -tijd beheer -stress tolerantie
  • Transcribeert tocht corrigeert en herziet correspondentie memo agenda's minuten resoluties en beleid
  • Bereid vergaderschema's maken vooraf afspraken vergaderagenda registreren typen archivering en distributie van de notulen van de vergaderingen
  • Verantwoordelijk voor het onderhouden van elektronische indiening systeem en of papieren documentatie voor de vereiste documenten en rapporten
  • Het onderhouden van klant en contactlijsten op relevante databanken
  • Ontvang en relais richtlijnen instructies en toewijzing van en naar het topmanagement
  • Andere secretariële administratieve taken als nodig
  • Coördinaat rapporten schema van het topmanagement medewerkers
  • Bepaal het gebied van de hoogste prioriteit en dienovereenkomstig te behandelen
  • Alert manager over annuleringen of nieuwe vergaderingen
  • Maak reisarrangementen voor manager
  • Bereid statistische rapporten als dat nodig is
  • Greet en ontvangen van bezoekers en hun verzoeken te identificeren
  • Coördineert office management activiteiten
  • Coördineert en plant de workflow van het kantoor om ervoor te zorgen dat de termijnen en verplichtingen wordt voldaan en dat de continuïteit van de werking behouden blijft tijdens de afwezigheid van de directeur
  • Het coördineren van het consolideren van relevante informatie en evalueert de meest doeltreffende middelen en de beschikbare opties om het adres op te lossen en reageren op problemen in een doelmatige en passende wijze
  • Een vervolg op een verscheidenheid van onderwerpen informatie en het optreden van de directeur verzocht ervoor te zorgen dat de deadlines worden gehaald
  • Werkt met een verscheidenheid van het personeel om informatie te verkrijgen in reactie op verzoeken van de directeur
  • Moet tonen een sterke mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden met spreekvaardigheid in het geschreven en gesproken Engels en Arabisch
  • De mogelijkheid om effectief gebruik maken van het internet evenals geavanceerde vaardigheid in Microsoft Office-toepassingen
  • Kennis Eisen Uitstekende organisatorische vaardigheden met een hoge mate van aandacht voor detail en de follow-up

over superadmin

Laat een antwoord achter

Uw e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd *