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Segretario Job Description / Ruoli e responsabilità del campione

  • Comporre tipo e distribuire la corrispondenza appunti di riunioni di routine e le relazioni
  • compilazione dei moduli in conformità alle procedure aziendali
  • Organizzare e coordinare incontri conferenze e prenotazioni di viaggio per il personale d'ufficio
  • Accolgono i visitatori e chiamanti gestiscono a loro e li dirigono alle persone secondo le loro esigenze
  • Creare copie di corrispondenza e altro materiale stampato
  • pianificare appuntamenti e confermare per i clienti clienti o supervisori
  • Istituire e mantenere sistemi cartacei e archiviazione elettronica per i record corrispondenza e altro materiale
  • Raccogliere e erogare fondi da conti di cassa e mantenere i record di incassi e gli esborsi
  • Condurre ricerche per trovare le informazioni necessarie l'utilizzo di tali fonti come Internet
  • Imparare a utilizzare le nuove tecnologie d'ufficio in quanto sono sviluppati e attuati
  • Operare sistemi di posta elettronica e coordinare il flusso delle informazioni sia internamente che con altre organizzazioni
  • Eseguire le attività richieste dal responsabile diretto e secondo le necessità di business
  • Preparare e gestire report corrispondenza e documenti
  • Responsabile per la produzione di brochure e l'aggiornamento di follow-up i documenti del ministero
  • Collegamento con i clienti e clienti a tutti i livelli
  • Organizzazione visioni e altri doveri d'ufficio generale
  • Organizzare e coordinare incontri conferenze appuntamenti e modalità di viaggio
  • Prendendo ordini dal direttore delle vendite e mantenere i file e di coordinamento con il personale
  • Aggiornare il profilo aziendale inviare cartoline ai clienti su vacanze feste o altre occasioni speciali
  • Gestire le richieste dei clienti in caso di necessità
  • Istituire e mantenere sistemi di archiviazione
  • Collegamento con contatti interni ed esterni
  • Coordinare il flusso delle informazioni sia internamente che esternamente
  • Preparare nota spese di business
  • Fornire supporto di segreteria amministrativa ai membri del team
  • Compila i dati di bilancio da record mantiene registrazioni di storni di bilancio
  • Sviluppare e mantenere i fogli di calcolo e database computerizzati per immettere le informazioni e generare report possono produrre rivedere o migliorare materiali di presentazione formale utilizzando il software di presentazione
  • Fornire elaborazione di testi e di segreteria
  • Digitare documenti riservati su un sistema di elaborazione testi
  • Assistere nella pianificazione e preparazione delle riunioni conferenze
  • Individua e allega file appropriato alla corrispondenza a cui rispondere dal datore di lavoro
  • Prende dettatura in stenografia oa macchina e trascrive le note sulla macchina da scrivere o un computer o trascrive da registrazioni vocali
  • Compone e tipi corrispondenza ordinaria
  • Organizza e gestisce file system e file corrispondenza e altri record
  • Coordina pianificazione gestore s e rende appuntamenti
  • Accoglie i visitatori in programma e conduce alla zona o persona appropriata
  • Organizza e coordina i programmi di viaggio e prenotazioni
  • Svolge attività di ricerca e compila e tipi di rapporti statistici
  • Coordinate e organizza incontri prepara agende riserve e prepara strutture e le registrazioni e trascrive verbali delle riunioni
  • Rende copie della corrispondenza o altri materiali stampati
  • Ordini e mantiene forniture e organizza per attrezzature per la manutenzione
  • Buona conoscenza con Windows MS Office e Internet
  • Modifica e memo prova di lettura e la corrispondenza scritta per garantire la corretta grammatica e ortografia
  • Organizzare gli eventi programmi o conferenze disponendone impianti che emettono informazioni o inviti coordinamento altoparlanti e il controllo di bilancio dell'evento
  • Trascrivere dettatura e comporre e preparare i rapporti confidenziali corrispondenza e altri documenti complessi
  • Doveri Segretario di lavoro Produce informazioni trascrivendo formattazione inserendo la modifica recuperare la copia e la trasmissione di dati di testo e grafica
  • Organizza il lavoro con la lettura e la corrispondenza di routing raccolta di informazioni avviando telecomunicazioni
  • Mantiene programma reparto mantenendo calendari per il personale del reparto organizzare incontri conferenze teleconferenze e viaggi
  • Mantiene la fiducia dei clienti e protegge le operazioni mantenendo informazioni riservate
  • Mantiene forniture per ufficio inventario controllando magazzino per determinare il livello di inventario anticipando le forniture necessarie e accelerare l'immissione degli ordini per le forniture verifica il ricevimento delle forniture
  • Mantiene attrezzature operative seguendo le istruzioni del produttore e le procedure stabilite
  • Protegge le informazioni completando i backup dei database
  • Mantiene conoscenze tecniche frequentando laboratori didattici di lettura pubblicazioni di segreteria
  • Preparare i verbali delle riunioni, se necessario, e provvedere alla loro approvazione e la distribuzione a seconda del caso, al fine di fornire servizi di sostegno efficaci
  • Ottima conoscenza della lingua inglese sia scritta che verbale
  • Pulire taglio netto alla ricerca con personalità frizzante
  • Digitando variazione sito ordini comunicazioni richieste rapporti settimanali e verbali delle riunioni ecc
  • Il mantenimento di file master per tutti i fax mail interne ed altre corrispondenze
  • Preparare citazioni offerte e altri documenti correlati come e quando richiesto
  • Il mantenimento di tutte le macchine per ufficio, come fax fotocopiatrice stampante scanner ecc in buone condizioni di lavoro di organizzare per la riparazione o la sostituzione di volta in volta
  • Deve avere conoscenze in Computer MS WORD , PowerPoint e Excel

A proposito di Jacob

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2 Commenti

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