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Description du Secrétaire exécutif principal emploi / Rôles / Exemple de fonctions et de responsabilité

Description de l'emploi / Rôles / Exemple de fonctions et de responsabilité

  • Préparer et gérer des rapports de correspondance et documents
  • Organiser et coordonner les réunions et les conférences arrangements de voyage
  • Prenez le type et la distribution de comptes rendus des réunions
  • Mettre en œuvre et la maintenance des systèmes de bureau matériel de bureau -œuvrer
  • Maintenir les horaires et les fournitures de bureau calendriers
  • Réorganiser et confirmer les rendez-vous -Maintenir bases de données -Gérer fournitures de bureau
  • Mettre en place et maintenir des systèmes de classement -SET des procédures de travail
  • Communiquer verbalement et par écrit pour répondre aux questions et fournir des informations
  • La liaison avec les contacts internes et externes
  • Coordonner la circulation de l'information interne et externe
  • aptitudes à la communication verbale et écrite orientation -Client service
  • Minutie compétences -interpersonal -Initiative de -Fiabilité
  • Confidentialité -planification et l'organisation de la tolérance de la direction -temps
  • Brouillons et retranscrit relectures révise les notes de correspondance et les ordres du jour des résolutions politiques minutes
  • Préparer le calendrier des réunions faites des arrangements avant les ordres du jour et l'inscription en tapant dépôt de distribution des procès-verbaux des réunions
  • Responsable de la maintenance du système de dépôt électronique ou de la documentation sur papier pour les dossiers requis dossiers et rapports
  • Le maintien de listes de clients et contacts sur les bases de données pertinentes
  • Recevoir et transmettre les instructions de directives et affectation et de la haute direction
  • D'autres tâches administratives de secrétariat au besoin
  • Coordonner les horaires des rapports des employés de haute direction
  • Déterminer les questions de priorité et de gérer en conséquence
  • gestionnaire d'alerte au sujet des annulations ou de nouvelles réunions
  • Organiser un voyage pour le gestionnaire
  • Préparer des rapports statistiques et en cas de besoin
  • Accueillir et recevoir des visiteurs et identifier leurs demandes
  • Coordonner les activités de gestion de bureau
  • Coordonne et planifie le flux de travail du bureau pour veiller à ce que les délais et les engagements sont respectés et que la continuité de fonctionnement est maintenue en l'absence du directeur
  • La coordination de consolider les informations pertinentes et évalue les moyens les plus efficaces et les options disponibles pour résoudre l'adresse et répondre aux questions de manière opportune et appropriée
  • Fait suite à une variété d'informations et d'actions questions demandées par le directeur de veiller à ce que les délais soient respectés
  • Fonctionne avec divers membres du personnel pour obtenir des informations en réponse aux demandes du directeur
  • Doit démontrer de solides compétences en communication verbale et écrite avec maîtrise de l'anglais écrit et parlé et arabe
  • Possibilité d'utiliser efficacement l'Internet ainsi que la maîtrise avancée dans les applications Microsoft Office
  • Connaissances requises Excellentes compétences organisationnelles avec un haut niveau d'attention aux détails et le suivi

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