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Description du Secrétaire d'emploi / Les rôles et l'échantillon de responsabilité

  • Compose type et distribuer des notes de réunion correspondance de routine et les rapports
  • Remplir des formulaires conformément aux procédures de l'entreprise
  • Organiser et coordonner les réunions et conférences réservations de voyages pour le personnel de bureau
  • Accueillir les visiteurs et les appelants gèrent leur et les diriger vers les personnes appropriées en fonction de leurs besoins
  • Faites des copies de la correspondance et d'autres documents imprimés
  • rendez-vous et les clients confirment pour les clients ou les superviseurs
  • Mettre en place et maintenir le papier et les systèmes électroniques pour le dépôt des dossiers de correspondance et d'autres documents
  • Recueillir et verser des fonds à partir de comptes de trésorerie et tenir des registres des collections et débours
  • Effectuer des recherches pour trouver des informations nécessaires pour l'utilisation de sources telles que l'Internet
  • Apprenez à utiliser les nouvelles technologies de bureau car ils sont développés et mis en œuvre
  • Faire fonctionner les systèmes de courrier électronique et de coordonner le flux d'informations à la fois en interne et avec d'autres organisations
  • Effectuez les tâches demandées par le gestionnaire direct et selon le besoin d'affaires
  • Préparer et gérer des rapports de correspondance et documents
  • Responsable de la production de la brochure et la mise à jour des documents de suivi du ministère
  • Assurer la liaison avec les clients et les clients à tous les niveaux
  • Organiser vernissages et autres tâches générales de bureau
  • Organiser et coordonner les réunions des conférences rendez-vous et les arrangements de voyage
  • Prise de commandes du directeur des ventes et la tenue des dossiers et la coordination avec le personnel
  • Mettre à jour le profil d'entreprise envoyer des cartes aux clients sur les festivals de vacances ou d'autres occasions spéciales
  • Gérer les requêtes des clients en cas de besoin
  • Mettre en place et maintenir des systèmes de classement
  • La liaison avec les contacts internes et externes
  • Coordonner la circulation de l'information interne et externe
  • Préparer un rapport de dépenses d'entreprise
  • Fournir des services de secrétariat administratif aux membres de l'équipe
  • données budgétaires Compile des dossiers tient des registres des transferts budgétaires
  • Développer et maintenir des feuilles de calcul informatiques et bases de données pour saisir des informations et générer des rapports peuvent produire de réviser ou d'affiner les documents de présentation formelle en utilisant un logiciel de présentation
  • Fournir le traitement de texte et de secrétariat
  • Tapez des documents confidentiels sur un système de traitement de texte
  • Aider à la planification et à la préparation des réunions des conférences
  • Localise et attache fichier approprié à la correspondance à répondre par l'employeur
  • Prend la dictée en sténographie ou par machine et des notes sur la machine à écrire retranscrit ou ordinateur ou retranscrit à partir d'enregistrements vocaux
  • Compose et types de correspondance de routine
  • Organise et maintient le système de fichiers et la correspondance des fichiers et d'autres dossiers
  • Coordonne l'horaire de gestionnaire et fait des rendez-vous
  • Accueille les visiteurs réguliers et conduit à la zone ou personne appropriée
  • Organise et coordonne les horaires des réservations de voyages et
  • Mène des recherches et Compile et types de rapports statistiques
  • Coordonne et organise des réunions de réserves prépare les ordres du jour et prépare les installations et les dossiers et comptes rendus des réunions retranscrit
  • Fait copies de la correspondance ou d'autres documents imprimés
  • Les commandes et maintient des stocks et prend des dispositions pour l'entretien de l'équipement
  • Bonne connaissance avec Office MS Windows et Internet
  • Modifier et notes de service Relire et la correspondance écrite pour assurer la grammaire et d'orthographe
  • Organiser des événements ou des conférences programmes en organisant des installations d'émission d'information ou de coordination des invitations haut-parleurs et le contrôle du budget de l'événement
  • Transcrire la dictée et composer et préparer des rapports de correspondance confidentiels et d'autres documents complexes
  • Secrétaire Tâches produit des informations en transcrivant le formatage entrant édition récupérer la copie et la transmission de données de texte et des graphiques
  • Organise le travail en lisant et en correspondance de routage collecte de l'information initiant télécommunications
  • Tient à jour le calendrier du département en maintenant des calendriers pour le personnel du service organisant ses réunions conférences téléconférences et Voyage
  • Tient à jour la confiance des clients et protège les opérations en gardant des informations confidentielles
  • Tient à jour l'inventaire des fournitures de bureau en vérifiant stock pour déterminer le niveau des stocks d'anticiper les fournitures nécessaires et placer des commandes pour accélérer les fournitures confirmant la réception du matériel
  • Maintient l'équipement opérationnel en suivant les instructions et les procédures établies fabricant
  • Sécurise les informations en complétant les sauvegardes de bases de données
  • Tient à jour les connaissances techniques en assistant à des ateliers pédagogiques de lecture des publications de secrétariat
  • Préparer comptes rendus des réunions au besoin et prendre des dispositions pour leur approbation et de la distribution, le cas échéant, afin de fournir des services de soutien efficaces
  • Excellente maîtrise de la langue anglaise écrite et verbale
  • Coupe propre regardant pointu avec une personnalité grésillement
  • commandes variation de frappe Renseignements sur le site de communication de rapports hebdomadaires et comptes rendus de réunions, etc.
  • Le maintien de fichiers maîtres pour tous les fax mails internes et d'autres correspondances
  • Préparation de citations offres et d'autres documents connexes en cas de besoin
  • Le maintien de toutes les machines de bureau comme imprimante scanner copieur fax etc en bon état de fonctionnement les dispositions nécessaires pour la réparation ou le remplacement de temps en temps
  • Doit avoir des connaissances en informatique MS WORD , EXCEL et POWERPOINT

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2 commentaires

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