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Secretario Ejecutivo Senior Descripción del trabajo / Roles / Funciones y Muestra de Responsabilidad

Descripción del trabajo / Roles / Funciones y Muestra de Responsabilidad

  • Preparar y administrar informes correspondencia y documentos
  • Organización y coordinación de reuniones conferencias arreglos de viaje
  • Tome tipo y distribución de actas de las reuniones
  • Implementar y mantener sistemas de oficina equipo de oficina -Operar
  • Mantener los horarios y calendarios -Maneja equipos de oficina
  • Organizar y confirmar citas -Mantener bases de datos -Maneja equipos de oficina
  • Configurar y mantener sistemas de archivo -Establecer procedimientos de trabajo
  • Comunicarse verbalmente y por escrito para responder a preguntas y proporcionar información
  • Enlace con contactos internos y externos
  • Coordinar el flujo de información tanto interna como externamente
  • habilidades de comunicación verbal y escrita orientación -atención al cliente
  • La atención al detalle habilidades -interpersonal -Fiabilidad -Iniciativa
  • La confidencialidad y la organización de la tolerancia -planificación gestión -tiempo-estrés
  • Transcribe borradores corrige y revisa las notas de correspondencia agendas minutos resoluciones y políticas
  • Preparar calendarios de reuniones que hacen arreglos previos agendas de las reuniones que registran presentación escribir y distribución de las actas de las reuniones
  • Responsable del mantenimiento de sistema de archivo electrónico y documentación impresa o para los archivos y registros requeridos informes
  • El mantenimiento de las listas de clientes y contactos en las bases de datos pertinentes
  • Recibir y transmitir instrucciones y directivas de asignación hacia y desde la alta dirección
  • Otras tareas administrativas de secretaría, según sea necesario
  • Coordinar los informes de los horarios de los empleados de alta dirección
  • Determinar los asuntos de máxima prioridad y manejar en consecuencia
  • gestor de alertas sobre cancelaciones o nuevas reuniones
  • Hacer arreglos de viaje para el director
  • Preparar informes estadísticos, cuando sea necesario
  • Saludar y recibir visitantes e identificar sus peticiones
  • Coordina las actividades de gestión de oficinas
  • Coordina y programa el flujo de trabajo de la oficina para asegurar que se cumplan los plazos y compromisos y que la continuidad de la operación se mantuvieron durante la ausencia del director
  • La coordinación de la consolidación de la información relevante y evalúa los medios y las opciones más eficaces para resolver la dirección y responder a los problemas de una manera conveniente y adecuada
  • Da seguimiento a una variedad de información de asuntos y la acción solicitada por el director para asegurar que se cumplan los plazos
  • Funciona con una variedad de personal para obtener información en respuesta a las peticiones de la directora
  • Debe demostrar fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita con fluidez en Inglés hablado y escrito y árabe
  • Capacidad de utilizar con eficacia el Internet, así como conocimientos avanzados en aplicaciones de Microsoft Office
  • Requisitos de conocimiento excelente capacidad de organización con un alto nivel de atención al detalle y seguimiento

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