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Descripción del puesto de secretaria / Roles y la muestra Responsabilidad

  • Componer tipo y distribución de notas de reuniones correspondencia de rutina y los informes
  • formas completas de acuerdo con procedimientos de la compañía
  • Organizar y coordinar reuniones y conferencias reservas de viajes para el personal de oficina
  • Saludar a los visitantes y personas que llaman manejan su y dirigirlos a las personas adecuadas en función de sus necesidades
  • Haga copias de la correspondencia y otro material impreso
  • Programar y confirmar citas para los clientes de los clientes o supervisores
  • Configurar y mantener sistemas de papel y la presentación electrónica de registros de correspondencia y otros materiales
  • Recoger y desembolsar los fondos de las cuentas de caja y mantener registros de cobros y pagos
  • Realizar búsquedas para encontrar la información que necesitan el uso de fuentes tales como Internet
  • Aprender a operar nuevas tecnologías de oficina a medida que se desarrollan e implementan
  • Operar los sistemas de correo electrónico y coordinar el flujo de información tanto internamente como con otras organizaciones
  • Realizar las tareas solicitadas por el gerente directa y según necesidades de la empresa
  • Preparar y administrar informes correspondencia y documentos
  • Responsable de la producción y actualización del folleto seguimiento documentos del ministerio
  • Servir de enlace con los clientes y clientes en todos los niveles
  • Organizar visionados y otras tareas generales de oficina
  • Organizar y coordinar reuniones y conferencias citas planes de viaje
  • Tomando órdenes del gerente de ventas y el mantenimiento de archivos y la coordinación con el personal
  • Actualizar el perfil de negocios de enviar tarjetas a los clientes sobre vacaciones en fiestas u otras ocasiones especiales
  • Atender las consultas de los clientes cuando sea necesario
  • Configurar y mantener sistemas de archivo
  • Enlace con contactos internos y externos
  • Coordinar el flujo de información tanto interna como externamente
  • Preparar el informe de gastos de negocios
  • Proporcionar apoyo de secretaría administrativa a los miembros del equipo
  • Compilaciones de datos de los registros de presupuesto mantiene registros de las transferencias presupuestarias
  • Desarrollar y mantener las hojas de cálculo y bases de datos informatizadas para introducir información y generar informes pueden producir revisar o refinar materiales de presentación formales usando el software de presentación
  • Proporcionar tratamiento de textos y de apoyo de secretaría
  • Escribir documentos confidenciales en un sistema de procesamiento de textos
  • Ayudar en la planificación y preparación de las reuniones conferencias
  • Localiza y adjunta archivo correspondiente a la correspondencia a ser respondidas por el empleador
  • Toma dictado en taquigrafía o por la máquina y transcribe notas en máquina de escribir u ordenador o transcribe a partir de grabaciones de voz
  • Compone y tipos de correspondencia de rutina
  • Organiza y mantiene el sistema de archivos y los archivos de correspondencia y otros registros
  • Coordina horario gestor de s y hace citas
  • Recibe a los visitantes regulares y conduce al área o persona apropiada
  • Organiza y coordina los horarios de viaje y reservas
  • Lleva a cabo investigaciones y compila y tipos de informes estadísticos
  • Coordinación y concertación reuniones prepara agendas reservas y prepara las instalaciones y registros y transcribe actas de las reuniones
  • Hace copias de la correspondencia u otros materiales impresos
  • Órdenes y mantiene suministros y arreglos para el mantenimiento del equipo
  • Buen conocimiento de MS Office con Windows e Internet
  • Edición y notas a prueba de lectura y comunicación por escrito para asegurar la gramática y la ortografía correcta
  • Organizar programas de eventos o conferencias disponiendo las instalaciones que emiten información o invitaciones de coordinación y control de altavoces presupuesto del evento
  • Transcribir el dictado y componer y preparar informes confidenciales correspondencia y otros documentos complejos
  • Funciones Secretario de empleo produce información mediante la transcripción de formatear la introducción de la edición de la recuperación de la copia y la transmisión de datos de texto y gráficos
  • Organiza el trabajo de lectura y encaminar la correspondencia recogida de información iniciar telecomunicaciones
  • Mantiene la programación del departamento de mantenimiento de calendarios para el personal del departamento de organización de reuniones conferencias y teleconferencias viajes
  • Mantiene la confianza del cliente y protege las operaciones manteniendo la información confidencial
  • Mantiene el inventario de equipos de oficina mediante la comprobación de valores para determinar el nivel de inventario anticipar la colocación de los materiales necesarios y agilizar los pedidos de suministros que verifican la recepción de suministros
  • Mantiene equipo operativo siguiendo las instrucciones del fabricante y los procedimientos establecidos
  • Asegura la información completando las copias de seguridad
  • Mantiene conocimientos técnicos asistiendo a talleres educativos para leer las publicaciones de secretaría
  • Preparar actas de las reuniones si es necesario y se encargará de su aprobación y distribución según el caso, a fin de proporcionar servicios de apoyo eficaces
  • Excelente dominio del idioma Inglés tanto escrito y verbal
  • corte limpio fuerte buscando con personalidad chisporrotear
  • variación tipificación sitio órdenes de comunicaciones consultas semanales y actas de reuniones, etc.
  • El mantenimiento de los archivos maestros para todos los faxes electrónicos internos y otras correspondencias
  • Preparación de las ofertas citas y otros documentos relacionados, cuando sea necesario
  • El mantenimiento de todas las máquinas de oficina como fax copiadora impresora escáner, etc en buenas condiciones de trabajo arreglos para la reparación o sustitución de vez en cuando
  • Debe tener conocimientos en Informática MS WORD , PowerPoint y Excel

Sobre Jacob

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Preparar el correo saliente que se enviará a través de FedEx y UPS etc. Place orders for office

2 comentarios

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