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Senior Executive Secretary Job Description / Rollen / Aufgaben und Verantwortung Probe

Jobbeschreibung / Rollen / Aufgaben und Verantwortung Probe

  • Vorbereiten und verwalten Korrespondenz Berichte und Dokumente
  • Organisieren und koordinieren Treffen Tagungen Reisearrangements
  • Nehmen Art und verteilen Protokolle der Sitzungen
  • Implementieren und Bürosysteme -operate Bürogeräte halten
  • Pflegen Sie Termine und Kalender -Manage Bürobedarf
  • Vereinbaren Sie und bestätigen Termine -maintain Datenbanken -Manage Bürobedarf
  • Einrichtung und Wartung Ablagesysteme -set up Arbeitsabläufe
  • Kommunizieren Sie mündlich und schriftlich Anfragen zu beantworten und Informationen
  • Liaison mit internen und externen Kontakten
  • Koordinaten den Informationsfluss sowohl intern als auch extern
  • Mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten -Kundenrezensionen-Service-Orientierung
  • Die Liebe zum Detail -interpersonal Fähigkeiten -Initiative -Zuverlässigkeit
  • Vertraulichkeit -planung und -zeit Management -Stress Toleranz zu organisieren
  • Transkribiert lektoriert Entwürfe und überarbeitet Korrespondenz Memos Minuten Beschlüsse und Richtlinien Agenden
  • Bereiten Sie Terminpläne machen vorherige Absprache Treffen Agenden Registrierung Typisierung Ablage und Verteilung der Protokolle der Sitzungen
  • Verantwortlich für die Aufrechterhaltung der elektronischen Ablagesystem und oder Hardcopy-Dokumentation erforderlichen Aufzeichnungen Dateien und Berichte
  • Die Aufrechterhaltung Client und Kontaktlisten zu relevanten Datenbanken
  • Empfangen und Relais Richtlinien Anweisungen und Zuordnung zu und von Top-Management
  • Andere Büros administrative Aufgaben wie nötig
  • Koordinaten Berichte Pläne der Top-Management-Mitarbeiter
  • Bestimmen Sie Fragen von höchster Priorität und behandeln entsprechend
  • Alert-Manager über Stornierungen oder neue Treffen
  • Schmieden Sie Reisearrangements für Manager
  • Bereiten Sie statistische Berichte und bei Bedarf
  • Greet und erhalten Besucher und identifizieren ihre Wünsche
  • Koordinaten Büro-Management-Aktivitäten
  • Koordinaten und plant die Arbeitsabläufe des Amtes, um sicherzustellen, dass die Fristen und Verpflichtungen eingehalten werden und dass die Kontinuität des Betriebes während der Abwesenheit des Direktors beibehalten
  • Die Koordination relevante Informationen zu konsolidieren und wertet die wirksamsten Mittel und Optionen zur Verfügung Adresse aufzulösen und zu Problemen in einer zweckmäßigen und in angemessener Weise zu reagieren
  • Folgt up auf einer Vielzahl von Themen Informationen und Maßnahmen des Direktor aufgefordert, sicherzustellen, dass Fristen eingehalten werden
  • Kompatibel mit einer Vielzahl von Mitarbeiterinformationen in Reaktion auf Anfragen von dem Regisseur zu erhalten
  • Muß nachweisen, starke kommunikative Fähigkeiten mit fließend in Wort und Schrift in Wort und Schrift Englisch und Arabisch
  • Die Fähigkeit, effektiv das Internet als auch fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office-Anwendungen zu nutzen
  • Wissen Anforderungen Hervorragende organisatorische Fähigkeiten mit hohen Aufmerksamkeit zum Detail und Nachbereitung

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